第一章 總則
第一條 為了加強人文學院檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》和我校《檔案工作若幹規定》等有關規定，參照中央組織部、國家檔案局關于《幹部檔案工作條例》和《幹部檔案整理工作細則》的有關規定，結合我院實際情況，制訂本辦法。
第二條 檔案是我院發展前進過程中形成的具有保存價值的曆史記錄，各級領導和檔案負責人員應堅持重視該項工作，進一步加強檔案的收集、整理工作，提高檔案管理工作水平，更好地為學校、學院各項工作服務。
第三條 檔案工作在學院黨委統一領導下，由學院各辦公室具體負責管理，同時接受學院教師學生的監督。
第四條 在檔案管理工作中，必須貫徹執行黨和國家有關檔案保密的法規和制度，嚴格保管，确保檔案的完整與安全。
第二章 管理職責及歸檔範圍
第五條 學生檔案管理職責
（一）負責單位
學生檔案由人文學院學生工作辦公室統一管理，并設專職人員負責其接收、整理、歸檔、借閱和轉遞工作。
（二）歸檔範圍
（1）學生學籍檔案
（2）黨員檔案
（3）積極分子檔案
（4）本科生成長檔案
（5）學生黨支部工作計劃、總結、會議記錄
（6）學生黨支部黨風廉政建設材料、宣傳教育材料
（7）學生班級（院系）集體畢業照（附學生名單、電子版）
（8）學生參加各種大賽、社會實踐的照片、錄像檔案
（9）學生活動獲得的校級以上的獎勵證書、獎狀、獎牌、獎杯及有保存價值的受贈禮品、紀念品等。
第六條 教學檔案管理職責
（一）負責單位
教學檔案由人文學院教務管理辦公室統一管理，并設專職人員負責其接收、整理、歸檔、借閱和轉遞工作。
（二）歸檔範圍
（1）研究生學位論文（包括電子版）
（2）本科生學習成績單、成績報告單、成績更正審批材料
（3）優秀本科生畢業論文（包含電子版）論文手冊、立體論證書
（4）研究生學位檔案
（5）碩士期末考試試題、答案；博士期末考試試題、試卷（5年内）
（6）專業雙語教學及“兩課”教學改革方案及實施情況
（7）自編教材、講義
（8）短期培訓班
（9）休學存根
（10）博士研究生畢業答辯會的照片、錄音光盤
第七條 行政檔案管理職責
（一）負責單位
行政檔案由人文學院綜合辦公室統一管理，并設專職人員負責其接收、整理、歸檔、借閱和轉遞工作。
（二）歸檔範圍
（1）本單位工作計劃、總結、報告
（2）本單位發文、制定的規章制度、崗位職責、管理辦法
（3）本單位召開的重要會議文件材料、領導講話
（4）有關評優、授獎、懲處、幹部任免、機構建制等材料
（5）辦公會議記錄、紀要、備忘錄、大事記
（6）有關單位或個人簽訂的合同、協議、聘書
（7）工作情況簡報、信息、統計報表
（8）十萬元以上儀器、設備的驗收報告及随機材料
（9）院系重大活動照片、錄像
（10）本單位獲得的校級以上的獎勵證書、獎狀、獎牌、獎杯及有保存價值的受贈禮品、紀念品等。
第八條 科研檔案管理職責
（一）負責單位
科研檔案由人文學院科技辦公室（暫由科研幹事）管理，并設專職人員負責其接收、整理、歸檔、借閱和轉遞工作。
（二）歸檔範圍
（1）科研項目的全套文件資料（任務書、合同書、計劃書、設計說明書、總結報告、獎勵申報書、科技報告、鑒定證書、推廣應用總結等）
（2）科研項目的成果宣傳報道、對外學術交流材料
（3）科研成果、高水平學術論文、專著、教材，包括電子及紙質文檔
（4）為每位教師建立科研立項、獲獎情況、學術研究成果電子檔案
第三章 檔案保管、保護和保密制度
第九條 建立檔案人員崗位責任制，檔案管理人員要具有較強的責任感和事業心，努力學習檔案原理的基礎理論和業務知識。
第十條 收集、整理本部門活動中形成的各種文件材料，保證各種不同載體檔案的完整齊全，及時立卷歸檔，并向檔案移交，履行移交手續。
第十一條 存放檔案必須設立專用櫃架。在排列上架時，應按照類别和保管單位的次序，從左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。
第十二條 存放照片、錄音帶、磁帶、光盤需用特制的密封盒和專用的卷盒，按編号順序排列在專用櫃内。
第十三條 定期清理核對庫藏檔案，檢查保管質量，做到帳物相符，對破損或載體變質的檔案進行修複，發現問題及時處理。
第十四條 檔案管理的專櫃要配備鎖具，不應靠近易燃易爆物體和散發有污染腐蝕氣體的場所。
第十五條 保持檔案專櫃整齊幹淨，檔案入庫前必須嚴格檢查、消毒，檔案櫃内應放置防黴、防蟲藥物。
第十六條 貫徹執行《國家保密法》，屬于國家機密的檔案資料，未經确定密級機關或上級機關批準的，不得複制和摘錄；密級以上的檔案資料設專櫃和專人保管，未經單位領導批準不得借用或調閱；不得在非保密的場所談論機密，個人使用的機密文件、材料、筆記本、圖表等在下班前必須鎖存好，防止丢失、洩密；調閱機密檔案資料必須在閱文室閱讀，不準攜帶機密檔案材料外出遊覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所；定期檢查機密檔案，發現問題及時上報。
第四章 檔案的轉借
第十七條 凡需使用檔案者，均須填寫《文件調閱單》，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批後方能調閱。
第十八條 案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。
第十九條 借閱期限不得超過十天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。
第二十條 借閱和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案人員與借閱者當面核對清楚。
第二十一條 借閱檔案者應愛護檔案，确保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。
第二十二條 外單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經總經理批準後方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄内容也須總經理同意且審核後方能帶出。
第五章 附則
第二十三條 本辦法自頒布之日起生效，最終解釋權歸人文學院所有。